La Partida doble es el método que utiliza
la contabilidad para registrar o asentar las operaciones comerciales que
realiza la empresa. En todo asiento se registran una o más partidas deudoras y
acreedoras. Es decir, en todo asiento existe una doble registración de
partidas: una o más deudoras y otra u otras acreedoras.
Las reglas de la técnica contable denominada partida
doble se aplican sobre lo que la Contabilidad llama "Cuentas".
¿Por qué se utilizan Cuentas?
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Entenderás mejor esto con el siguiente
ejemplo:
Supongamos que tienes una empresa que se
relaciona comercialmente con un proveedor de mercaderías llamado "Azul
S.A."
Durante el corriente mes este proveedor te
vende mercaderías a pagar unos días después en efectivo. Esta operación se repite
varias veces en esas condiciones. De manera que tu relación comercial con ese
proveedor podría ser la siguiente:
Azul S.A. (proveedor)
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02/10/20... le compré por
07/10/20... le pagué
Saldo que le adeudaba:
10/10/20... le compré por
Saldo que le adeudaba:
20/10/20... le pagué
Saldo que le adeudo
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$ 1.000
$ 300
$ 700
$ 500
$ 1.200
$ 400
$ 800
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Esta forma de anotar las operaciones que
tu empresa realiza con Azul S.A. muestra lo que le adeudas de acuerdo con cada
una de las operaciones que se efectúan. Pero hay que reconocer que la mezcla de sumas
y restas, a lo largo de gran cantidad de movimientos, es
poco clara y puede dar lugar a frecuentes errores. Resulta más seguro y
práctico agrupar los movimientos de tal manera que los importes se
sumen siempre. Esto es posible mediante el uso de un cuadro
denominado CUENTA, que en su forma más simple y esquemática, se divide en dos partes:
"Debe" y "Haber".
Transcribimos las mismas operaciones
anteriores relacionadas con compras y pagos en una CUENTA. La exposición de las
transacciones queda así:
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Azul S.A (Proveedor)
Debe: 300 + 400 = 700
Haber: 1000 + 500 = 1500
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En ambos lados de la cuenta hemos sumado las
cantidades. Para saber lo que le adeudas al proveedor, solo tienes que hacer la
siguiente resta: 1.500 - 700 = 800
Los importes 300 y 400 son partidas
deudoras porque las asentamos en el "Debe", mientras que 1000 y 500
son partidas acreedoras porque las registramos en el "Haber".
Pero podrías preguntarte: ¿por qué no anotar los
$ 1.000 y $ 500 del lado izquierdo de la cuenta, y los $ 300 y $ 400 del lado
derecho el resultado final $ 800, no sería el mismo?
La respuesta es: el resultado sería
el mismo pero no podemos porque la técnica contable de la partida doble,
utiliza un procedimiento general que se basa en la ecuación patrimonial. Partiendo de ella se
ha estructurado un mecanismo que constituye un convenio de carácter
general e inamovible.
Para la aplicación de este mecanismo hay
que tener siempre presente:
- que la palabra Debe no significa nada más que el
nombre que se le asigna a la parte izquierda (o columna) de la cuenta;
- que lo mismo ocurre con la palabra Haber, éste es el nombre que se le
da a la parte derecha (o columna) de la cuenta;
- que la ecuación patrimonial de la cual derivan
las reglas de la partida doble es la que tiene todos sus términos
sumando.
ACTIVO +
GASTOS = PASIVO +
CAPITAL + INGRESOS
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Cuáles son las reglas de
la Partida doble?
Los principios fundamentales en que se
sustenta la Partida Doble son los siguientes:
- no hay deudor sin acreedor, ni
acreedor sin deudor;
- el que recibe es deudor y el que
entrega es acreedor. Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega
se acredita;
- el total del Debe (débitos) debe ser
igual al total del Haber (créditos);
- en las cuentas se registran partidas
de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe
acreditarse por la misma cuenta o viceversa;
- las pérdidas se debitan y las
ganancias se acreditan;
- se debitan la cuentas que representan:
un aumento del Activo, una disminución del Pasivo y una disminución del
Patrimonio Neto (Pérdidas);
- se acreditan las cuentas que
representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un
aumento del Patrimonio Neto (ganancias).
Síntesis:
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Debe
(+) activo
(-) pasivo
(-) patrimonio neto
(+) pérdidas (R.P)
(-) ganancias (R.P)
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Haber
(-) activo
(+) pasivo
(+) patrimonio neto
(-) pérdidas (R.P)
(+) ganancias (R.P)
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Las reglas técnicas de la partida doble
que surgen de la ecuación patrimonial son invariables.
Pero al aplicar estas reglas en cada una
de las cuentas (patrimoniales y de resultado) cada movimiento que se produce
tiene un especial significado referido exclusivamente a la cuenta que se está
contabilizando. Ejemplos:
DÉBITO en la cuenta "Caja".
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AUMENTA el dinero en efectivo que posee la empresa.
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DEBITO en la cuenta "Deudores por Ventas".
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AUMENTAN los derechos a cobrar de la empresa.
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DÉBITO en la cuenta "Proveedores".
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DISMINUYEN nuestras deudas por pago o por entrega de pagaré.
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DÉBITO en la cuenta "Ventas".
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DISMINUYE o ANULA total o parcialmente las ventas por devolución de
mercaderías efectuada por algún cliente.
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DEBITO en la cuenta "Banco X Cuenta Corriente".
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AUMENTO de esa cuenta bancaria por depósito en efectivo o en cheques.
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DÉBITO en la cuenta "Documentos a Pagar".
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DISMINUCIÓN de pagarés de firma de la empresa por vencimiento, pago o
renovación.
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CRÉDITO en la cuenta "Ventas".
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AUMENTO de los ingresos por este concepto.
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CRÉDITO en la cuenta "Banco X Cuenta Corriente".
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DISMINUCIÓN de esa cuenta bancaria por cheques librados por la empresa u
otros conceptos.
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CRÉDITO en la cuenta "Caja".
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DISMINUCIÓN del dinero en efectivo por pagos u otros conceptos.
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Etc.
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La técnica de la Partida Doble sólo es una
herramienta que se utiliza para registrar hechos económicos que deben ser
interpretados, lo mismo ocurre con el análisis de los informes contables. Aquí
es donde el trabajo contable ya no es mecánico sino razonado.
A continuación te damos
las "claves" para que seas capaz de razonar paso a paso el
procesamiento contable de hechos económicos por medio de un ejemplo que es una
transacción muy frecuente en las empresas: la compra de mercaderías.
Supongamos que compramos 100 unidades del
producto "A" para revenderlo a $ 3 c/u y lo pagamos en efectivo.
¿Qué tenemos que hacer?
1. IDENTIFICAR el hecho económico
por medio de los respectivos documentos u otros medios. En nuestro ejemplo la
factura.
2. INTERPRETAR la transacción que
originó el/los documento/s. En el ejemplo una compra de mercaderías al contado
(tenemos el original de la factura en nuestro poder, significa que hemos
comprado).
3. DETERMINAR las cuentas que intervienen
de acuerdo con los elementos patrimoniales de que se trate. En el ejemplo:
Mercaderías y Caja (mercaderías porque compramos los productos para revender, y
caja porque pagamos en efectivo).
4. CLASIFICAR las cuentas que
han sido identificadas. En el ejemplo: mercaderías es cuenta de activo y caja
también.
5. APLICAR las reglas
generales de la Partida Doble, estableciendo los aumentos y/o disminuciones. En
el ejemplo: Mercaderías "aumenta" (porque las recibimos) y Caja
"disminuye" (porque entregamos dinero).
6. SEGUIR APLICANDO las reglas de la partida
doble, transformando esos aumento y/o disminuciones en "débitos" y
"créditos". En el ejemplo: Mercaderías se debita (porque toda cuenta
de activo se debita cuando aumenta), y Caja se acredita (porque toda cuenta de
activo, se acredita cuando disminuye).
7. REGISTRAR lo que corresponde
en las respectivas cuentas. Es decir FORMALIZAR la registración en
los respectivos registros contables tradicionalmente llamados "libros de
comercio":
1. Diario (registro
contable obligatorio por ley).
2. Mayor (registro optativo
pero necesario).
3. Otros registros.
Se denomina Cuenta a la
agrupación de conceptos con características similares que integran el
patrimonio y los resultados.
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Es decir, que las cuentas son instrumentos que nos
permiten representar contablemente la composición del patrimonio y las
repercusiones que tienen los hechos económicos sobre el mismo.
En otras palabras las cuentas son instrumentos de
representación y medida (en unidades monetarias) de los elementos patrimoniales
y de los resultados.
La empresa hace el procesamiento
de datos (que provienen de los documentos
comerciales estudiados en el módulo de Sistema de Información, éstos se
originan en las transacciones comerciales de compras, ventas, cobros y pagos)
utilizando unatécnica denominada "partida
doble" y los medios que utiliza para aplicarla son las cuentas.
La cuenta es definida como la representación contable
de las personas, valores o resultados, que intervienen en las operaciones
realizadas por una empresa.
Así por ejemplo:
a) El dinero que una empresa posee en efectivo lo
representamos con la cuenta "caja".
b) A los artículos que el comerciante compra para
revender lo representamos con la cuenta "mercaderías".
c) A la venta de las mencionadas mercaderías lo
representamos con la cuenta "ventas".
d) Al gasto que se hace en el alquiler del local lo
representamos con la cuenta "alquileres".
La CUENTA en
contabilidad, se representa con una "T"de brazos largos o de
"doble columna" y sus partes son:
Elementos Componentes de
una Cuenta
Nombre
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es el título o designación de los conceptos que se
desea representar. Ejemplo al dinero en efectivo, contablemente se lo
denomina "caja".
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Debe
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es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos
o partidas ingresadas. Recuerda que la palabra Debe no significa nada más que el
nombre que se le asigna a la parte izquierda (o columna) de la cuenta.
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Haber
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es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos
o partidas egresadas. Recuerda que la palabra Haber no significa nada más
que el nombre que se le da a la parte derecha (o columna) de la cuenta.
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Saldo
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es la diferencia entre el total del debe y el total
del haber o viceversa:
- Cuando los débitos son mayores a los créditos su
saldo es Deudor.
- Cuando los créditos son mayores a los débitos su
saldo es Acreedor.
- Cuando los débitos son iguales a los créditos la
cuenta está Saldada.
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Las cuentas patrimoniales del ACTIVO tienen SALDO
DEUDOR o están Saldadas.
Las cuentas patrimoniales del PASIVO tienen SALDO
ACREEDOR o están Saldadas.
Las cuentas de PATRIMONIO NETO tienen SALDO
ACREEDOR.
Las cuentas de RESULTADO POSITIVO tienen SALDO
ACREEDOR.
Las cuentas de RESULTADO NEGATIVO tienen SALDO
DEUDOR.
Interpretación de los
saldos de las cuentas a un momento determinado
Clase de Cuentas
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Significado de su
saldo
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Cuentas que representan bienes.
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Existencia de esos bienes.
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Cuentas que representan derechos.
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Importe de nuestros derechos de cobro.
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Cuentas que representan deudas.
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Total de deudas aún impagas.
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Cuentas de Patrimonio Neto.
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Los aportes efectuados por los dueños o utilidades que se han guardado.
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Cuentas que representan egresos.
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Total de egresos ocurridos hasta ese momento.
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Cuentas que representan ingresos.
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Total de ingresos ocurridos hasta ese momento.
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Patrimoniales: se utilizan para
representar los elementos del patrimonio. De esta manera existen cuentas
patrimoniales de:
- activo (A): bienes de propiedad de
la empresa y derechos a cobrar, es decir: tus pertenencias (bienes) y
lo que te deben (derechos);
- pasivo (P): deudas, compromisos u
obligaciones a pagar, es decir: lo que vos debes;
- patrimonio neto (P.N): es la diferencia entre el
activo y el pasivo (entre lo que tenés y lo que debés), es decir: el
capital inicial de tu empresa (lo que depositaste en la empresa).
De Resultado: sirven para
representar los resultados positivos o negativos que obtiene la empresa al
realizar su gestión. Así, podemos diferenciar cuentas de:
- negativo (R.N): gastos, pérdidas;
- ganancias (R.P): ganancias.
