CUENTAS CONTABLES

La Partida doble es el método que utiliza la contabilidad para registrar o asentar las operaciones comerciales que realiza la empresa. En todo asiento se registran una o más partidas deudoras y acreedoras. Es decir, en todo asiento existe una doble registración de partidas: una o más deudoras y otra u otras acreedoras.  

Las reglas de la técnica contable denominada partida doble se aplican sobre lo que la Contabilidad llama "Cuentas".

¿Por qué se utilizan Cuentas?

Entenderás mejor esto con el siguiente ejemplo:

Supongamos que tienes una empresa que se relaciona comercialmente con un proveedor de mercaderías llamado "Azul S.A."

Durante el corriente mes este proveedor te vende mercaderías a pagar unos días después en efectivo. Esta operación se repite varias veces en esas condiciones. De manera que tu relación comercial con ese proveedor podría ser la siguiente:

Azul S.A. (proveedor)
02/10/20... le compré por  07/10/20... le pagué                      Saldo que le adeudaba:      10/10/20... le compré por                     Saldo que le adeudaba:  20/10/20... le pagué                         Saldo que le adeudo	$ 1.000 $   300  $   700  $   500  $ 1.200   $   400   $   800

Esta forma de anotar las operaciones que tu empresa realiza con Azul S.A. muestra lo que le adeudas de acuerdo con cada una de las operaciones que se efectúan. Pero hay que reconocer que la mezcla de sumas y restas, a lo largo de gran cantidad de movimientos, es poco clara y puede dar lugar a frecuentes errores. Resulta más seguro y práctico agrupar los movimientos de tal manera que los importes se sumen siempre. Esto es posible mediante el uso de un cuadro denominado CUENTA, que en su forma más simple y esquemática, se divide en dos partes: "Debe" y "Haber".

Transcribimos las mismas operaciones anteriores relacionadas con compras y pagos en una CUENTA. La exposición de las transacciones queda así:

Azul S.A (Proveedor) Debe: 300 + 400 = 700 Haber: 1000 + 500 = 1500

En ambos lados de la cuenta hemos sumado las cantidades. Para saber lo que le adeudas al proveedor, solo tienes que hacer la siguiente resta:  1.500  -  700  =  800

Los importes 300 y 400 son partidas deudoras porque las asentamos en el "Debe", mientras que 1000 y 500 son partidas acreedoras porque las registramos en el "Haber".

Pero podrías preguntarte: ¿por qué no anotar los $ 1.000 y $ 500 del lado izquierdo de la cuenta, y los $ 300 y $ 400 del lado derecho el resultado final $ 800, no sería el mismo?

La respuesta es: el resultado sería el mismo pero no podemos porque la técnica contable de la partida doble, utiliza un procedimiento general que se basa en la ecuación patrimonial. Partiendo de ella se ha estructurado un mecanismo que constituye un convenio de carácter general e inamovible.

Para la aplicación de este mecanismo hay que tener siempre presente:

• que la palabra Debe no significa nada más que el nombre que se le asigna a la parte izquierda (o columna) de la cuenta;
• que lo mismo ocurre con la palabra Haber, éste es el nombre que se le da a la parte derecha (o columna) de la cuenta;
• que la ecuación patrimonial de la cual derivan las reglas de la partida doble es la que tiene todos sus términos sumando. 

ACTIVO    +    GASTOS    =    PASIVO    +    CAPITAL    +    INGRESOS

Cuáles son las reglas de la Partida doble?

Los principios fundamentales en que se sustenta la Partida Doble son los siguientes:

• no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor;
• el que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita;
• el total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos);
• en las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa;
• las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan;
• se debitan la cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del Pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas); 
• se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias).

Síntesis:

Debe  (+) activo (-) pasivo (-) patrimonio neto (+) pérdidas (R.P) (-) ganancias (R.P)

Haber (-) activo (+) pasivo (+) patrimonio neto (-) pérdidas (R.P) (+) ganancias (R.P)

Las reglas técnicas de la partida doble que surgen de la ecuación patrimonial son invariables.

Pero al aplicar estas reglas en cada una de las cuentas (patrimoniales y de resultado) cada movimiento que se produce tiene un especial significado referido exclusivamente a la cuenta que se está contabilizando. Ejemplos:

DÉBITO en la cuenta "Caja".	AUMENTA el dinero en efectivo que posee la empresa.
DEBITO en la cuenta "Deudores por Ventas".	AUMENTAN los derechos a cobrar de la empresa.
DÉBITO en la cuenta "Proveedores".	DISMINUYEN nuestras deudas por pago o por entrega de pagaré.
DÉBITO en la cuenta "Ventas".	DISMINUYE o ANULA total o parcialmente las ventas por devolución de mercaderías efectuada por algún cliente.
DEBITO en la cuenta "Banco X Cuenta Corriente".	AUMENTO de esa cuenta bancaria por depósito en efectivo o en cheques.
DÉBITO en la cuenta "Documentos a Pagar".	DISMINUCIÓN de pagarés de firma de la empresa por vencimiento, pago o renovación.
CRÉDITO en la cuenta "Ventas".	AUMENTO de los ingresos por este concepto.
CRÉDITO en la cuenta "Banco X Cuenta Corriente".	DISMINUCIÓN de esa cuenta bancaria por cheques librados por la empresa u otros conceptos.
CRÉDITO en la cuenta "Caja".	DISMINUCIÓN del dinero en efectivo por pagos u otros conceptos.
Etc.

La técnica de la Partida Doble sólo es una herramienta que se utiliza para registrar hechos económicos que deben ser interpretados, lo mismo ocurre con el análisis de los informes contables. Aquí es donde el trabajo contable ya no es mecánico sino razonado.

A continuación te damos las "claves" para que seas capaz de razonar paso a paso el procesamiento contable de hechos económicos por medio de un ejemplo que es una transacción muy frecuente en las empresas: la compra de mercaderías.

Supongamos que compramos 100 unidades del producto "A" para revenderlo a $ 3 c/u y lo pagamos en efectivo.

¿Qué tenemos que hacer?

1.     IDENTIFICAR el hecho económico por medio de los respectivos documentos u otros medios. En nuestro ejemplo la factura.

2.     INTERPRETAR la transacción que originó el/los documento/s. En el ejemplo una compra de mercaderías al contado (tenemos el original de la factura en nuestro poder, significa que hemos comprado).

3.     DETERMINAR  las cuentas que intervienen de acuerdo con los elementos patrimoniales de que se trate. En el ejemplo: Mercaderías y Caja (mercaderías porque compramos los productos para revender, y caja porque pagamos en efectivo).

4.     CLASIFICAR las cuentas que han sido identificadas. En el ejemplo: mercaderías es cuenta de activo y caja también. 

5.     APLICAR las reglas generales de la Partida Doble, estableciendo los aumentos y/o disminuciones. En el ejemplo: Mercaderías "aumenta" (porque las recibimos) y Caja "disminuye" (porque entregamos dinero).

6.     SEGUIR APLICANDO las reglas de la partida doble, transformando esos aumento y/o disminuciones en "débitos" y "créditos". En el ejemplo: Mercaderías se debita (porque toda cuenta de activo se debita cuando aumenta), y Caja se acredita (porque toda cuenta de activo, se acredita cuando disminuye).

7.     REGISTRAR lo que corresponde en las respectivas cuentas. Es decir FORMALIZAR la registración en los respectivos registros contables tradicionalmente llamados "libros de comercio":

1.     Diario (registro contable obligatorio por ley).

2.     Mayor (registro optativo pero necesario).

3.     Otros registros.

   

Se denomina Cuenta a la agrupación de conceptos con características similares que integran el patrimonio y los resultados.

Es decir, que las cuentas son instrumentos que nos permiten representar contablemente la composición del patrimonio y las repercusiones que tienen los hechos económicos sobre el mismo.

En otras palabras las cuentas son instrumentos de representación y medida (en unidades monetarias) de los elementos patrimoniales y de los resultados.

La empresa hace el procesamiento de datos (que provienen de los documentos comerciales estudiados en el módulo de Sistema de Información, éstos se originan en las transacciones comerciales de compras, ventas, cobros y pagos) utilizando unatécnica denominada "partida doble"  y los medios que utiliza para aplicarla son las cuentas.

La cuenta es definida como la representación contable de las personas, valores o resultados, que intervienen en las operaciones realizadas por una empresa. 

Así por ejemplo: 

a) El dinero que una empresa posee en efectivo lo representamos con la cuenta "caja". 

b) A los artículos que el comerciante compra para revender lo representamos con la cuenta "mercaderías".

c) A la venta de las mencionadas mercaderías lo representamos con la cuenta "ventas". 

d) Al gasto que se hace en el alquiler del local lo representamos con la cuenta "alquileres".

La CUENTA en contabilidad, se representa con una "T"de brazos largos o de "doble columna" y sus partes son:

                        

 Elementos Componentes de una Cuenta

Nombre	es el título o designación de los conceptos que se desea representar. Ejemplo al dinero en efectivo, contablemente se lo denomina "caja".
Debe	es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o partidas ingresadas. Recuerda que la palabra Debe no significa nada más que el nombre que se le asigna a la parte izquierda (o columna) de la cuenta.
Haber	es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o partidas egresadas. Recuerda que la palabra Haber no significa nada más que el nombre que se le da a la parte derecha (o columna) de la cuenta.
Saldo	es la diferencia entre el total del debe y el total del haber o viceversa:  Cuando los débitos son mayores a los créditos su saldo es Deudor. Cuando los créditos son mayores a los débitos su saldo es Acreedor. Cuando los débitos son iguales a los créditos la cuenta está Saldada.

  

Las cuentas patrimoniales del ACTIVO tienen SALDO DEUDOR o están Saldadas.

Las cuentas patrimoniales del PASIVO tienen SALDO ACREEDOR o están Saldadas.

Las cuentas de PATRIMONIO NETO tienen SALDO ACREEDOR.

Las cuentas de RESULTADO POSITIVO tienen SALDO ACREEDOR.

Las cuentas de RESULTADO NEGATIVO tienen SALDO DEUDOR.

Interpretación de los saldos de las cuentas a un momento determinado

Clase de Cuentas	Significado de su saldo
Cuentas que representan bienes.	Existencia de esos bienes.
Cuentas que representan derechos.	Importe de nuestros derechos de cobro.
Cuentas que representan deudas.	Total de deudas aún impagas.
Cuentas de Patrimonio Neto.	Los aportes efectuados por los dueños o utilidades que se han guardado.
Cuentas que representan egresos.	Total de egresos ocurridos hasta ese momento.
Cuentas que representan ingresos.	Total de ingresos ocurridos hasta ese momento.

Patrimoniales: se utilizan para representar los elementos del patrimonio. De esta manera existen cuentas patrimoniales de:

• activo (A): bienes de propiedad de la empresa y derechos a cobrar, es decir: tus pertenencias (bienes) y  lo que te deben (derechos);  
• pasivo (P): deudas, compromisos u obligaciones a pagar, es decir: lo que vos debes;
• patrimonio neto (P.N): es la diferencia entre el activo y el pasivo (entre lo que tenés y lo que debés), es decir: el capital inicial de tu empresa (lo que depositaste en la empresa). 

De Resultado: sirven para representar los resultados positivos o negativos que obtiene la empresa al realizar su gestión. Así, podemos diferenciar cuentas de:

• negativo (R.N):  gastos, pérdidas;
• ganancias (R.P): ganancias.